Interviewserie: Corona und die Folgen für den Rechtsmarkt – Stimmen, Erkenntnisse, Ausblicke

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Fünf Fragen an: Kristina Klaaßen-Kaiser, LL.M., Partnerin, Mitglied des German Executive Teams (GET) und Vorsitzende des weltweiten People Committees, Gesellschaftsrecht/M&A, Linklaters, Düsseldorf

Deutscher AnwaltSpiegel: Wie ist Linklaters bisher durch die Coronakrise gekommen?

Kristina Klaaßen-Kaiser: Als global operierende Kanzlei haben wir den Vorteil, dass wir in vielen Ländern präsent und über zahlreiche Sektoren breit aufgestellt sind. Im Zuge der Krise wurden wir von unseren Mandanten mit vielen neuen Themen befasst, etwa Fragen zur Umsetzung der neuen rechtlichen Rahmenbedingungen, Fragen zu staatlichen Beihilfen, Restrukturierungs- und Insolvenzthemen sowie arbeitsrechtlichen Aspekten. Organisatorisch und technisch waren wir auf die Coronakrise rückblickend gut vorbereitet. Auch dabei hat uns unsere internationale Aufstellung geholfen, denn wir konnten uns an den Erfahrungen unserer Kolleginnen und Kollegen in Asien und Südeuropa orientieren und die für unsere weiteren Büros notwendigen Vorkehrungen treffen. Ein zentrales Element war auch, dass wir schon weit vor der Krise die digitalen Werkzeuge eingeführt hatten, die für ein erfolgreiches Remote-Working erforderlich sind. Wir konnten daher umgehend auf die neue Situation reagieren und die reibungslose Fortführung der Geschäftstätigkeit sicherstellen. So konnten beispielsweise alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Laptops oder einen Remote-Zugang auf unsere Systeme zugreifen und problemlos von zu Hause arbeiten. Von Anfang an war es uns dabei besonders wichtig, den Zusammenhalt als Team und die enge Zusammenarbeit mit den Mandanten in dieser Ausnahmesituation sicherzustellen. Das ist uns nach meinem Eindruck sehr gut gelungen.

Deutscher AnwaltSpiegel: Welche Erkenntnisse haben Sie aus Managementsicht bereits gewinnen können – ­bezogen sowohl auf interne Strukturen als auch mit Blick auf den Markt?

Kristina Klaaßen-Kaiser: Viele von uns sind es gewohnt, ständig unterwegs zu sein und in direktem persönlichem Austausch mit dem eigenen Team, Kollegen und Mandanten zu stehen. Das war nun von einem auf den anderen Tag nicht mehr in der Form möglich. Wir haben gesehen, dass unsere Strukturen und Prozesse auch im Remote-Modus sehr gut funktionieren. Diese außergewöhnliche Situation hat uns als Kanzlei auf eine besondere Weise sogar näher zusammengebracht. So haben wir beispielsweise eine länderübergreifende Initiative namens „LinkUp Europe“ gestartet, um diese Situation als Chance zu nutzen, Kolleginnen und Kollegen aus ganz Europa im Rahmen eines virtuellen Treffens kennenzulernen und unser internationales Netzwerk auszubauen und zu festigen. Neben weiteren weltweiten virtuellen Aktionen haben wir regelmäßige deutschlandweite Townhall-Calls eingeführt, in denen wir alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen und Themen informieren. So etwas stärkt nicht nur den Zusammenhalt und unsere Identität als Kanzlei, sondern schafft auch neue Ansätze für büro- und grenzüberschreitende Geschäftsmöglichkeiten.
Kernstück unserer täglichen Arbeit war und bleibt es, nah an unseren Mandanten zu sein. Auch hier hat die Krise trotz der gezwungenermaßen räumlichen Distanz an vielen Stellen meinem Eindruck nach eine besondere Form von Nähe geschaffen und der Mandatsbeziehung eine weitere Facette hinzugefügt. Die Krise und insbesondere der Lockdown haben alle Unternehmen vor eine Vielzahl von Herausforderungen gestellt, und an vielen Stellen muss Neuland betreten werden. Gleichzeitig war jeder auch persönlich von den Entwicklungen betroffen und teils stark belastet. Mich haben die Rückmeldungen von Mandanten sehr gefreut, dass wir ihnen in dieser turbulenten Situation ein großes Maß an Sicherheit dadurch geben konnten, dass wir unsere Beratung ohne jeglichen Bruch auch „remote“ fortgeführt haben und sie einen verlässlichen Partner an ihrer Seite wussten, der sich voll auf das Mandat und die Lösung der neuen Fragestellungen fokussieren kann.

Deutscher AnwaltSpiegel: Home-Office und das Arbeiten in virtuellen Teams scheinen ganz überwiegend zu funktionieren. Welche Schlüsse ziehen Sie daraus für die Zeit nach der Krise – insbesondere im Hinblick auf Präsenzzeiten im Office, Dienstreisen und die zukünftige Planung der Büroflächen?

Kristina Klaaßen-Kaiser: Mit den angesprochenen Themen haben wir uns auch bereits vor der Corona­krise intensiv auseinandergesetzt, die vergangenen Monate haben uns aber natürlich einen ganz neuen Blick auf verschiedene Bereiche erlaubt. Unser Ziel ist es, die positiven Erkenntnisse des „Remote-Working“ für die zukünftige Gestaltung eines effizienten und modernen Arbeitsumfelds zu nutzen. Mit diesem Thema beschäftigen sich bei uns derzeit mehrere Arbeitsgruppen, unter anderem das „People Committee“, dem auch ich angehöre. Dazu haben wir auch unsere Kolleginnen und Kollegen gefragt, was aus ihrer Sicht gut oder sogar besser funktioniert hat als in der Vergangenheit. Was sollten wir nicht weiterführen, was hat uns in dieser Zeit gefehlt? All das werten wir aus, um daraus ein flexibles und ausgewogenes Modell aus Präsenz vor Ort und virtuellem Arbeitsplatz zu entwickeln. Dabei spielt auch die nachhaltige Reduzierung unseres CO2-Fußabdrucks eine Rolle. Über all dem steht natürlich immer die optimale Betreuung unserer Mandanten.

Deutscher AnwaltSpiegel: Führt Corona nach Ihrer Einschätzung zu einem Digitalisierungsschub im Rechtsmarkt?

Kristina Klaaßen-Kaiser: Verfolgt man die öffentliche Diskussion, heißt es, dass die Coronakrise einen großen Nachholbedarf im Bereich Digitalisierung sichtbar gemacht hat. Auf die Kanzleiwelt trifft das allerdings nur bedingt zu. Hier kommt es darauf an, wo die einzelnen Kanzleien technologisch stehen. Wir haben in den vergangenen Jahren kontinuierlich in die digitale Infrastruktur mit Hardware und Software als auch in die digitalen Fähigkeiten unserer Teams investiert. Dadurch waren wir als Kanzlei gut vorbereitet und konnten die technologischen Herausforderungen der Coronakrise ohne größeren Aufwand bewältigen. Bei uns war deshalb kein „Digitalisierungsschub“ notwendig. Das wird für viele, insbesondere die großen Kanzleien, in ähnlicher Weise zutreffen. Unsere technische Ausstattung werden wir auch zukünftig ständig weiterentwickeln und auf dem neuesten Stand halten. Was wir beobachten ist, dass neben der Videokonferenzsoftware auch die Möglichkeiten zur elektronischen Unterschrift und Kollaborationstools deutlich mehr genutzt werden. Diese Dinge sind gekommen, um zu bleiben, und werden sich weiterentwickeln.

Deutscher AnwaltSpiegel: Schließlich – der Blick in die Glaskugel: Wagen Sie eine Prognose für den weiteren ­Verlauf des Jahres 2020?

Kristina Klaaßen-Kaiser: Wir sehen, dass einige Branchen von der Krise besonders hart betroffen sind, wie etwa Transport, Logistik und Touristik, aber auch der Maschinenbau. Andere Sektoren wie die Pharmaindustrie oder der Technologiesektor sind hingegen besonders gefragt in der gegenwärtigen Situation. Wir konnten in den vergangenen Monaten weiterhin zahlreiche wichtige Mandate gewinnen. Alle Prognosen deuten jedoch darauf hin, dass wir uns – ebenso wie unsere Mandanten – auf eine herausfordernde Marktsituation einstellen müssen.

 

Fünf Fragen an: Claudia Otto, Rechtsanwältin, COT Legal, ­Frankfurt am Main

Deutscher AnwaltSpiegel: Wie ist COT Legal bisher durch die Coronakrise gekommen?

Claudia Otto: Da ich zum 01.06.2020, also inmitten der Krise, die Kanzlei neu gestartet habe, kann ich noch gar nicht so viel dazu sagen. In den vergangenen Wochen habe ich jedoch keine Abwärtsentwicklung in den Rechtsgebieten rund um neue Technologien festgestellt. Vielmehr haben die zurückliegenden Wochen und Monate unglaublich viel Stoff geliefert, um Beratungsprodukte anhand konkreter Fallbeispiele anzubieten. Der Bedarf ist da und hoch. Ich muss nur noch als Rechtsanwältin meiner hochspezialisierten Kanzlei und nicht als Großkanzleianwältin wiedererkannt werden.

Deutscher AnwaltSpiegel: Welche Erkenntnisse haben
Sie aus Managementsicht bereits gewinnen können – ­bezogen sowohl auf interne Strukturen als auch mit Blick auf den Markt?

Claudia Otto: Interessanterweise hat sich meine 2016 ­implementierte digitale Kanzleistruktur als besonders nachhaltig und auch heute noch fortschrittlich erwiesen. Mit der richtigen Technologie ist es vor allem möglich, unnötige zeit- und kostenaufwendige Prozesse auszuschließen. Vieles könnte ich als Mensch mit nur 24 Stunden pro Tag nicht leisten, müsste ich mich zusätzlich um Verwaltungsarbeiten wie die Befüllung der Akten mit Mandantenunterlagen kümmern. Hier übernehmen das die Mandanten: Sie haben Zugriff auf ihre Akte, laden die Dokumente direkt hoch und kommentieren sie. Mir bleiben also die E-Mail-Verwaltung, das Ablegen und Benennen der Dokumente sowie die Anfertigung einer zugehörigen Notiz mit den Anmerkungen des Mandanten erspart. Die E-Mail ist zur am meisten Zeit raubenden Erfindung geworden. Jeden Tag im Heuhaufen nach der Nadel suchen – das geht anders! Und ich mache es anders. Mit viel Zeitgewinn.
Die Zusammenarbeit mit dem Mandanten über eine gemeinsame, transparent ausgestaltete Plattform ist die Zukunft und Basis der langfristig erfolgreichen Rechtsanwaltskanzlei. Noch wird „Digitalisierung“ als Nutzung sogenannter Tools verstanden. Die „Digitalisierung“ umgesetzt zu haben meint man schon durch die aktive Nutzung von Videokonferenzsoftware. Wirklich verstanden haben viele noch nicht, worum es bei der Digitalisierung geht: besseres Self-Management und bessere Kommunikation. Eine Videokonferenz ist jedoch keine bessere Kommunikation. Sie ist aber unter Umständen ein Bestandteil guter Kommunikation.

Deutscher AnwaltSpiegel: Home-Office und das Arbeiten in virtuellen Teams scheinen ganz überwiegend zu funktionieren. Welche Schlüsse ziehen Sie daraus für die Zeit nach der Krise – insbesondere im Hinblick auf Präsenzzeiten im Office, Dienstreisen und die zukünftige Planung der Büroflächen?

Claudia Otto: Das virtuelle Team funktioniert auch gut und langfristig, wenn man nicht vergisst, dass hier Menschen miteinander arbeiten. Eine gut ausgewogene Kommunikation, virtuell und persönlich sowie inhaltlich wertvoll, ist entscheidend. Kein Unternehmen wird lange funktionieren, wenn seine Menschen nicht menschenwürdig kommunizieren. Das bedeutet, dass die Büros nicht vollständig verschwinden werden. Sie werden nur bewusster genutzt: Zum persönlichen Austausch und natürlich für diejenigen Tätigkeiten, die trotz aller technischen Möglichkeiten nicht von einem anderen Arbeitsplatz erledigt werden können. Im Hinblick auf Dienstreisen gilt dasselbe: Sie werden bewusster unternommen. Auch die Mandanten werden aus Gründen nunmehr erkannter Einsparungsmöglichkeiten bewusster planen und weniger Präsenztermine verlangen. Interessant wird zu beobachten sein, was der sinkende Büroraumbedarf für Ballungsräume wie Frankfurt am Main bedeutet. Ich kann mir gut vorstellen, dass hier Wohnraum entsteht, der den Wohnungsmarkt mit seinen extrem hohen Preisen entspannen kann.

Deutscher AnwaltSpiegel: Führt Corona nach Ihrer Einschätzung zu einem Digitalisierungsschub im Rechtsmarkt?

Claudia Otto: Nein. Die Coronakrise hat lediglich bestätigt, dass die Motivation, etwas zu ändern, beim Gewohnheitstier Mensch in der Regel erst einer extrinsisch ausgelösten Notsituation folgt. Unternehmen wie Kanzleien, die aus intrinsischer Motivation gut „digitalisiert“ waren, brauchten allenfalls den Remote-Schalter zu betätigen. Der Rest dürfte überwiegend schnelle Notlösungen unter dem Stichwort „Business-Continuity“ gesucht haben. Die wenigsten, so vermute ich, haben die Krise wirklich zum Anlass genommen umzudenken. Soweit man eine hinreichende Funktionsfähigkeit hergestellt hat, begnügt man sich damit und wartet auf die Rückkehr der Normalität. Alles andere kostet schließlich Zeit und Geld. Wir werden nach dem Ende der Coronakrise, jedenfalls mit dem Ende der gesetzlichen und behördlichen Beschränkungen, ­erleben, wie viele wieder in alte, gewohnte Muster verfallen. Außerdem dürften viele Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle bekannt werden, die durch die schnelle, im Einzelnen nicht nachhaltige „Notdigitalisierung“ entstanden sind.
Ich bin sehr dafür, dass wir diese Zeit endlich nutzen, einmal darüber nachzudenken, was wir unter „Digitalisierung“ eigentlich verstehen. Alle sprechen darüber, keiner weiß jedoch wirklich, was sie in der Praxis bedeutet. Die geschaffene Verwirrung ist nicht gut, verursacht diffuse Ängste und hemmt echten Fortschritt. Ich habe vor der Coronakrise ein Gespräch mit einem Großkonzern zum Thema Digitalisierung geführt. Digitalisierung wurde hier vor allem als Notwendigkeit der Implementierung von fancy AI-Lösungen verstanden. Man war der Ansicht, man brauche seine Prozesse nicht zu prüfen und neu zu denken, man funktioniere ja. Man wollte lediglich in Erfahrung bringen, ob man dem Markt hinterherhinkt. Genau diese Denkweise dürfte in der Coronakrise für viele nachteilig gewesen sein. Denn jetzt wurde man von äußeren Einflüssen, die man nicht kontrollieren kann, erheblich zurückgeworfen. Ob wieder aufgeholt oder sich davon je erholt werden kann, ist fraglich.

Deutscher AnwaltSpiegel: Schließlich – der Blick in die Glaskugel: Wagen Sie eine Prognose für den weiteren ­Verlauf des Jahres 2020?

Claudia Otto: Da wir mittlerweile die zweite Jahreshälfte erreicht haben, dürfte es recht sicher sein zu sagen, dass die aktuelle Situation der Unsicherheit bis zum Ende des Jahres anhalten wird. Wir werden zudem nicht nur bei Unternehmen eine Insolvenzwelle rollen sehen, auch Kanzleien werden abspecken. Die fetten Jahre sind vorbei. 2021 werden diejenigen fit erreichen, die ein gutes ­Selbstmanagement, gute Kommunikation und nicht zuletzt eine hohe Flexibilität an den Tag legen. Digitalisierung ist nicht der einmalige Erwerb oder die kurzfristige Nutzung einer Software. Digitalisierung ist die bewusste sowie nachhaltige Abstimmung von menschlichen Bedürfnissen und Technologien. Ein immerwährender Prozess also, der jeden Tag eine neue sinnvolle Richtung erhalten kann. Um diese zu erkennen und reagieren zu können, muss man sich aber auch kontinuierlich mit sich und seinen Prozessen beschäftigen, nicht nur hin und wieder mit den Buzzword-reich beschriebenen Vorstellungen Dritter.

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