Im Blickpunkt: Risiken der dienst­lichen Nutzung privater Endgeräte

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Viele Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern an, ihre privaten mobilen Endgeräte (wie etwa Smartphones, Tablets, Laptops) auch für betriebliche Zwecke zu nutzen. Hinter diesem Trend verbirgt sich die Bezeichnung „Bring your own Device“ (BYOD). Der Begriff sagt zunächst nichts über den Umfang und die Art der Nutzung oder deren rechtliche Ausgestaltung aus. Es gibt keine feste oder rechtliche Definition von BYOD. Es ist jedoch allgemein anerkannt, dass unter BYOD die geschäftliche Nutzung des privaten Handys, Tablets oder Notebooks zu verstehen ist. „Device“ meint dabei nicht nur IT-Endgeräte, sondern auch Software, zum Beispiel über ASP und App.

Wichtiger geworden ist das Thema BYOD auch vor dem Hintergrund der langanhaltenden pandemischen Lage in Deutschland und der damit verbundenen Anordnung der Bundesregierung, wonach Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern (sofern möglich) Homeoffice anzubieten haben. Häufig sahen sich Arbeitgeber vor der Herausforderung, in kurzer Zeit kostspielige Hardware beschaffen zu müssen. Nicht wenige Unternehmen haben daher auf das Modell BYOD zurückgegriffen, was auch gegenwärtig noch der Fall ist. Auch werden durch BYOD teilweise ein flexibleres und damit effizienteres Arbeiten gefördert und die Erreichbarkeit der Mitarbeiter verbessert. Welche rechtlichen Risiken, insbesondere aus arbeitsrechtlicher Sicht, jedoch damit verbunden sind, wird im Rahmen dieses Beitrags näher beleuchtet.

Grundsatz: Pflicht des Arbeitgebers zur Bereitstellung der Betriebsmittel

Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer nur zur Erbringung der arbeitsvertraglich geschuldeten Leistung verpflichtet, und es ist Aufgabe des Arbeitgebers, die hierfür erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen (vgl. BAG, Urteil v. 12.03.2013 – 9 AZR 455/11; siehe hier). Folglich besteht auch überwiegend Einigkeit darüber, dass die Umsetzung von BYOD nicht allein aufgrund einer Weisung des Arbeitgebers im Rahmen seines Direktionsrechts nach § 106 Abs. 1 GewO (siehe hier) möglich ist. Zum einen unterliegt das Privateigentum des Arbeitnehmers schon grundsätzlich nicht der Disposition des Arbeitgebers. Zum anderen wird, zumindest bei der verpflichtenden Einführung von BYOD, die Verpflichtungsposition des Arbeitnehmers nicht konkretisiert, sondern erweitert.

Jedoch können die Arbeitsvertragsparteien durch eine individualvertragliche Vereinbarung in Form einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag regeln, dass der Arbeitnehmer verpflichtet oder berechtigt ist, private Endgeräte als Arbeitsmittel einzusetzen. Diese Vereinbarung sollte unter anderem Regelungen beinhalten, wer für das (auch) dienstlich genutzte Endgerät rechtlich verantwortlich ist, wer für den Verlust des Geräts, die Beschaffung eines Ersatzgeräts und die Folgen des Nutzungsausfalls haftet. Geeignete Kontroll- und Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere vor dem Hintergrund des Datenschutzes, müssen ebenfalls zwischen den Parteien vereinbart werden. Darüber hinaus müssen der Inhalt der individuellen Nutzungsregelung und eine entsprechende Kostenübernahme durch den Arbeitgeber in Form von Aufwendungsersatz und sonstiger Entschädigung in der einzelvertraglichen Vereinbarung geregelt werden.

Die individualvertragliche Vereinbarung und ihre Einzelheiten über die Nutzung privater Endgeräte unterliegen der Kontrolle nach den Vorschriften über Allgemeine Geschäftsbedingungen gemäß §§ 305 ff. BGB (siehe hier). Insbesondere sind die Verwendungsabreden am Maßstab des § 307 BGB (siehe hier) zu messen, wonach der Arbeitnehmer durch die Klauseln nicht unangemessen benachteiligt werden darf.

Haftung des Arbeitgebers bei der Einführung und Nutzung von BYOD und Aufwendungsersatzanspruch des Arbeitnehmers

Im Hinblick auf die Haftung des Arbeitgebers bei der Einführung und Nutzung von BYOD sind vorrangig die daraus resultierenden besonderen Risiken zu beachten. Für den Arbeitnehmer stellen sich insbesondere die Fragen nach Schadensersatzansprüchen an den Arbeitgeber bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung des dienstlich genutzten privaten Endgeräts sowie der Übernahme von Kosten für die Bereitstellung, Nutzung und Wartung des privaten Endgeräts.

Arbeitsschutz

Arbeitsschutzrechtlich stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber auch im Rahmen von BYOD die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung zu beachten hat. Diese Frage richtet sich danach, ob ein Telearbeitsplatz im Sinne von § 2 Abs. 7 ArbStättV (siehe hier) auch dann gegeben ist, wenn nicht ausschließlich betriebliche Arbeitsmittel verwendet werden. Teilweise wird dies abgelehnt, da der Wortlaut des § 2 Abs. 7 ArbStättV vorsieht, dass die für den Telearbeitsplatz erforderlichen Arbeitsmittel vollständig vom Arbeitgeber gestellt und installiert sein müssen. Nach anderer Auffassung soll die ArbStättV dagegen anwendbar sein, weil die zugrundeliegende EU-Bildschirmrichtlinie 90/270/EWG das Vorliegen eines Telearbeitsplatzes nicht an die Herkunft der Arbeitsmittel knüpft. Für eine Entscheidung dieser Rechtsfrage bleibt eine Klärung durch den Gesetzgeber oder die höchstrichterliche Rechtsprechung abzuwarten. Für die Praxis ist zu beachten, dass auch im Homeoffice die allgemeinen arbeitsschutzrechtlichen Pflichten des ArbSchG (siehe hier) und des § 618 Abs. 1 BGB (siehe hier) einzuhalten sind.

Arbeitszeitrecht

Auch arbeitszeitrechtlich stellen sich beim Einsatz von BYOD verschiedene rechtliche Probleme. Bei dem dienstlich genutzten BYOD-Gerät handelt es sich vor allem um ein privates Endgerät, das vom Arbeitnehmer auch in seiner Freizeit genutzt wird. Dabei kann die permanente Erreichbarkeit zu einem faktischen Zwang führen, sich gerade in arbeitsfreien Zeiten mit dienstlichen Themen beschäftigen zu müssen. Hierin liegt auch das Risiko, dass es zu bußgeldbewehrten Überschreitungen der nach dem Arbeitszeitgesetz zulässigen Arbeitszeit kommen kann.

Mitbestimmung

Der Einsatz privater Arbeitsmittel unterliegt ferner der Mitbestimmung des Betriebsrats. Zu nennen sind insbesondere die Tatbestände der zwingenden Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (siehe hier, Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen), § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Ordnung des Betriebs bei Vorgaben zum Nutzungsverhalten) und § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 BetrVG (Arbeitszeit). Ferner können gegebenenfalls auch Unterrichtungs- und Beratungsrechte des Betriebsrats nach § 90 BetrVG betroffen sein. Daher bietet es sich oftmals an, die Nutzung privater Endgeräte zu dienstlichen Zwecken auch durch den Abschluss einer Betriebsvereinbarung zu gestatten, die die obengenannten Regelungen, betreffend die Nutzung und Kostenübernahme der Endgeräte, beinhaltet.

Exkurs: Datenschutz

Wenngleich dieser Punkt nicht dem Arbeitsrecht zuzuschreiben ist, stellen sich ferner besonders sensible Probleme hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Pflichten. Es besteht die Gefahr, dass Privat- und Betriebsdaten nicht ausreichend voneinander getrennt werden und eine unkontrollierte Speicherung oder Vervielfältigung der Daten erfolgt. Ob die Nutzung privater Endgeräte datenschutzrechtlich praktikabel ist, hängt zum einen von der Art der Tätigkeit und zum anderen von der „Eignung“ der privaten Geräte ab. Insbesondere müssen die privaten Endgeräte geeignet sein, einen ausreichenden Schutz der geschäftlichen (personenbezogenen) Daten vor dem Mitlesen durch Unbefugte zu gewährleisten. Ein dezidiertes IT-Sicherheitskonzept ist daher unabdingbar.

Praxistipp

Auch wenn Arbeitgeber durch die Nutzung von BYOD durch ihre Mitarbeiter auf den ersten Blick in den Genuss einer Kostenersparnis für die Anschaffung entsprechender eigener Hard- und Software kommen, zeigt sich bei näherer Betrachtung, dass die aufgezeigten Problemfelder einige Fallstricke mit sich bringen. Mit Blick auf die rechtliche Ungewissheit ist Arbeitgebern zu raten, BYOD-Modelle nur zurückhaltend einzusetzen, sich vorab aber jedenfalls umfassend über die bestehenden finanziellen Risiken und über etwaige Gestaltungsmöglichkeiten zu informieren. Grundlegend hierfür sind der Erlass detaillierter BYOD-Richtlinien und ein entsprechendes Datenschutzkonzept. Zugleich sollten die aktuelle Rechtsprechung und Gesetzgebung im Auge behalten werden.

 

s.thienhaus@taylorwessing.com

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