Versammlungsleiter, Protokoll, Teilnahmerechte

Im Blickpunkt: Fallstricke für Gesellschafter und Geschäftsführer bei streitigen Gesellschafterversammlungen (Teil 2)

Von Dr. Thomas Bunz, Dr. Robert Fischer und Dr. Tilman Steinert

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Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben wir uns mit dem Vorfeld einer Gesellschafterversammlung auseinandergesetzt. Nun richten wir den Blick auf die Versammlung selbst. Auch hier sind eine vorausschauende Gestaltung des Gesellschaftsvertrags und eine gute Vorbereitung unerlässlich.

Keine gesetzlichen Vorgaben zum Ablauf einer Gesellschafterversammlung

Der Ablauf einer Gesellschafterversammlung unterliegt grundsätzlich – was zunächst überraschen mag – keinen spezifischen gesetzlichen Vorgaben. Sinnvollerweise enthält der Gesellschaftsvertrag daher Regelungen zum Ablauf der Gesellschafterversammlung. Zweckmäßigerweise sollten dort solche Themen geregelt werden, die gerade im Fall eines Gesellschafterkonflikts einen geordneten Ablauf der Gesellschafterversammlung sicherstellen. Erfahrungsgemäß sorgen immer wieder die Bestimmung des Versammlungsleiters, die Protokollierung sowie das Teilnahmerecht Dritter für Streit. Auf diese Themenkreise konzentriert sich daher dieser Beitrag.

Der Versammlungsleiter

Die Versammlungsleitung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber zur Sicherung des geordneten Verlaufs der Versammlung dringend zu empfehlen. Auch die Kompetenzen des Versammlungsleiters sollten sinnvollerweise im Gesellschaftsvertrag festgelegt werden.

Die Bestimmung der Person des Versammlungsleiters erfolgt entweder bereits im Gesellschaftsvertrag oder ad hoc durch einen Gesellschafterbeschluss in der Versammlung. Vorzugswürdig ist die satzungsmäßige Benennung, da hierdurch erhebliche Unsicherheiten hinsichtlich der Kompetenzen des Versammlungsleiters vermieden werden. So ist gerichtlich nicht entschieden und in der Wissenschaft heillos umstritten, ob der „bloß“ ad hoc in der Gesellschafterversammlung mit Mehrheitsbeschluss gewählte Versammlungsleiter eine Beschlussfeststellungskompetenz hat. Dieser Diskussion sollte man durch eine entsprechende Regelung aufgrund der noch aufzuzeigenden Bedeutung dieser Kompetenz aus dem Weg gehen.

Zur Bestimmung der Person des Versammlungsleiters bieten sich verschiedene Mechanismen an, etwa die Benennung einer bestimmten Person, die Anknüpfung an konkrete Bestimmungsmerkmale (Alter, Anzahl Geschäftsanteile, Familienstamm) oder auch eine Rotation.

Typischerweise eröffnet der Versammlungsleiter die Gesellschafterversammlung, stellt die Beschlussfähigkeit fest und sorgt für einen ordnungsgemäßen Ablauf. Er führt die Gesellschafter durch die Tagesordnungspunkte, erteilt das Wort, entzieht es notfalls wieder, ruft zur Abstimmung auf und zählt die Stimmen, er kann Gesellschafter zur Ordnung rufen und notfalls auch der Versammlung verweisen. Am Ende schließt er die Versammlung.

Eine gelegentlich übersehene weitere Kompetenz ist nicht unerheblich: Der Versammlungsleiter darf die Reihenfolge der Tagesordnung ändern, es sei denn, dies geschieht willkürlich. So kann er erheblichen Einfluss auf den Verlauf einer Versammlung nehmen und etwa Punkte, die ein Gesellschafter im Wege eines Ergänzungsverlangens auf die Tagesordnung gebracht hat, mit vernünftiger Begründung vorziehen.

Die wohl weitreichendste Kompetenz ist die Beschlussfeststellung (jedenfalls beim satzungsmäßig bestimmten oder einstimmig gewählten Versammlungsleiter). Gemeint ist hiermit mehr als das bloße mathematische Zählen der Stimmen. Die Beschlussfeststellung ist die Entscheidung darüber, ob und mit welcher Mehrheit ein Beschluss (nicht) zustande gekommen ist, was insbesondere bei der Frage nach bestehenden Stimmverboten beachtliche Reichweite haben kann. Zwar bildet eine solche Beschlussfeststellung durch den Versammlungsleiter bei der GmbH keine Wirksamkeitsvoraussetzung für Gesellschafterbeschlüsse. Die Beschlüsse werden bereits durch die bloße Stimmabgabe wirksam. Findet eine Beschlussfeststellung aber statt, hat sie weitreichende Folgen.

Denn der durch den Versammlungsleiter festgestellte Beschluss erlangt nach ständiger BGH-Rechtsprechung „vorläufige Verbindlichkeit“. Der Beschluss kann damit nur mit einer Frist von (im Regelfall) einem Monat gerichtlich angefochten werden (§ 246 I AktG analog), während ohne Beschlussfeststellung die nicht fristgebundene Feststellungsklage möglich ist. Ein Schwebezustand, wie er ohne Beschlussfeststellung gegebenenfalls bis zur gerichtlichen Klärung bestünde, wird zudem vermieden. Letzteres ist gerade im Hinblick auf die Abberufung eines Gesellschafter-Geschäftsführers wichtig, um Klarheit über dessen Geschäftsführerstellung (auch gegenüber Geschäftspartnern) zu haben.

Ein in der Praxis wichtiges Beispiel zu einem Stimmverbot: Soll der Geschäftsführer, der zugleich Gesellschafter ist, abberufen werden, so kann dies aus wichtigem Grund erfolgen (dann unterliegt der Gesellschafter-Geschäftsführer einem Stimmverbot) oder ohne wichtigen Grund (dann darf er mitstimmen). Der Versammlungsleiter kann in diesem Fall über das Vorliegen eines wichtigen Grundes eine vorläufige Entscheidung treffen und ein Beschlussergebnis feststellen. Hält er den wichtigen Grund für gegeben, greift das Stimmverbot des Gesellschafter-Geschäftsführers, und der Beschluss wird ohne Beteiligung des Betroffenen an der Abstimmung gefasst. Verneint der Versammlungsleiter einen wichtigen Grund für die Abberufung, unterliegt der Gesellschafter-Geschäftsführer keinem Stimmverbot, und seine Stimme gibt womöglich den Ausschlag gegen seine Abberufung.

Vor diesem Hintergrund hat bei Gesellschafterstreitigkeiten – insbesondere dann, wenn paritätische Stimmverhältnisse bestehen – jeder Gesellschafter ein naheliegendes Interesse daran, selbst die Versammlungsleitung zu übernehmen. Dies sollte man bereits bei der Fassung des Gesellschaftsvertrags durch klare Regelungen zur Vermeidung von Streit berücksichtigen.

Praxistipp: Der Gesellschaftsvertrag sollte klare und eindeutige Regelungen zur Person des Versammlungsleiters und seinen Kompetenzen, insbesondere der Beschlussfeststellungskompetenz, vorsehen.

Die Protokollierung

Eine gesetzliche Pflicht, über den Ablauf einer Gesellschafterversammlung oder die dortigen Beschlussfassungen ein Protokoll zu fertigen, besteht grundsätzlich nicht (Ausnahme satzungsändernde Beschlüsse, bei denen das Beschlussergebnis in die notarielle Niederschrift aufzunehmen ist). Abseits dessen regeln die Gesellschafter allerdings aus Beweis- und Dokumentationsgründen häufig in der Satzung eine allgemeine Protokollierungspflicht.

Der Gesellschaftsvertrag kann auch die Protokollierung zur Wirksamkeitsvoraussetzung für Beschlüsse vorsehen (selten), so dass bei Verletzung der Protokollführungsverpflichtung gefasste Beschlüsse anfechtbar sind (diese Wirksamkeitsvoraussetzung muss sich unzweifelhaft aus der Satzung ergeben). Ebenso kann geregelt werden, dass das Protokoll als gebilligt gilt, wenn nicht innerhalb einer bestimmten Frist nach Zugang des Protokolls Einwände erhoben werden. So kann die Beweiskraft des Protokolls deutlich erhöht werden.

Die Protokollführung liegt in der Regel beim Versammlungsleiter oder einer von diesem bestimmten Person, da der Versammlungsleiter für einen geordneten Ablauf der Versammlung zu sorgen hat. Das Protokoll sollte schriftlich verfasst werden und den wesentlichen Inhalt der Beratung und Beschlussfassung erkennen lassen.

Eine besondere Beweiskraft über die inhaltliche Richtigkeit des Protokolls besteht nicht (ausgenommen wie beschrieben geregelt). Gleichwohl kommt dem Protokoll im Streit eine wichtige Beweis- und Dokumentationsfunktion zu, und es kann den Ausgang eines Gesellschafterstreits womöglich entscheidend beeinflussen.

Notwendig ist es daher, die entsprechenden Satzungsregelungen so exakt zu formulieren, dass im Streitfall Klarheit darüber besteht, wer das Protokoll wie und mit welchem Inhalt zu fertigen hat. So kommt es immer wieder vor, dass bei streitigen Gesellschafterversammlungen mehrere Gesellschafter die Protokollführung übernehmen wollen, sich auf Basis der bestehenden Regelungen nicht abschließend auf einen Protokollführer einigen und im weiteren Verlauf dann mehrere sich widersprechende Protokolle ein und derselben Gesellschafterversammlung im Umlauf sind. Die daraus resultierenden Probleme können meist nur vor Gericht gelöst werden.

Praxistipp: Im Gesellschaftsvertrag sollte der Protokollführer, sinnvollerweise der Versammlungsleiter oder eine von diesem bestimmte Person, festgesetzt werden; ebenso die formellen wie inhaltlichen Anforderungen an das Protokoll, einschließlich der Annahme der Verbindlichkeit des Protokolls, wenn nicht innerhalb bestimmter Frist Widerspruch erhoben wird.

Teilnahmerechte von Gesellschaftern und Dritten

Das Teilnahmerecht des Gesellschafters gehört zum Kern seiner Mitgliedschaftsrechte, ist grundsätzlich nicht entziehbar und kann von dem Gesellschafter gegebenenfalls durch eine einstweilige Verfügung durchgesetzt werden. Es besteht auch unabhängig von der Frage, ob ein Gesellschafter möglicherweise einem Stimmverbot für einzelne Tagesordnungspunkte unterliegt.

Gerade in Konfliktsituationen haben die Gesellschafter häufig ein Interesse daran, von einem Dritten in einer Gesellschafterversammlung begleitet zu werden (insbesondere durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer). Die Gründe dafür sind vielfältig. Häufig besteht das Bedürfnis nach einem beratenden Beistand, der etwa deeskalierend und ohne emotionale Involvierung den Verlauf der Versammlung im Interesse des Gesellschafters sicherstellen soll. Auch können bereits zu diesem Zeitpunkt prozesstaktische Erwägungen eine Rolle spielen, etwa das „Schaffen“ eines Zeugen für den Fall, dass es im weiteren Verlauf zu einem streitigen Verfahren kommt.

Ohne eine entsprechende Regelung in der Satzung ist die Begleitung durch einen Dritten allerdings nur zulässig, wenn die Gesellschafter der Teilnahme mit Mehrheitsbeschluss zustimmen (wobei teilweise darüber hinaus ein sachlicher Grund gefordert wird), sowie in Ausnahmefällen, wenn die gesellschaftsrechtliche Treuepflicht die Zulassung eines Beraters zwingend gebietet. Besteht etwa eine erhebliche fachliche Benachteiligung eines Gesellschafters gegenüber Mitgesellschaftern oder sind besonders wichtige Entscheidungen zu treffen, bezüglich derer ein Gesellschafter keine ausreichende Sachkunde besitzt, so hat der Gesellschafter gegebenenfalls das Recht, sich durch einen Berater begleiten zu lassen.

Vor diesem Hintergrund sollten die Gesellschafter bereits bei der Satzungsgestaltung ein mögliches Teilnahmerecht Dritter berücksichtigen. Gibt es im Konfliktfall weder eine solche Regelung noch Einigkeit der Gesellschafter im Hinblick auf die Teilnahme Dritter, so besteht die Gefahr, dass die in einer Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar sind, weil der Dritte nicht zur Versammlung zugelassen wurde. Nimmt ein Dritter hingegen unberechtigterweise an der Gesellschafterversammlung teil, hat dies in der Regel keinen Einfluss auf die gefassten Beschlüsse.

Zu unterscheiden von der Frage des Teilnahmerechts eines Dritten als Begleitung des Gesellschafters ist die Vertretung eines Gesellschafters durch einen Dritten in der Gesellschafterversammlung. Die Vertretung ist grundsätzlich zulässig und bedarf keiner ausdrücklichen Regelung in der Satzung. Gleichwohl ist zur Vermeidung von Unsicherheiten eine klarstellende Regelung empfehlenswert.

Praxistipp: Den Streit über Teilnahmerechte von Beratern gilt es durch Vorkehrungen im Gesellschaftsvertrag zu verhindern. Die Regelung im Gesellschaftsvertrag kann etwa vorsehen, dass jeder Gesellschafter das Recht hat, sich durch einen zur berufsmäßigen Verschwiegenheit verpflichteten Dritten (Rechtsanwalt oder Steuerberater) begleiten zu lassen. Besteht in der Versammlung Streit über ein Teilnahmerecht eines Beistands, sollte die Teilnahme des Beistands eher zugelassen werden, um die gefassten Beschlüsse nicht anfechtbar zu machen.